برگزاری همایش بستر مناسبي را براي گسترش دستاوردهاي علمي فراهم ساخته است. موفقیت همايشهاي در گرو درست رعایت کردن اصول برگزاری همایش مي باشد. ساالنه هزاران كنفرانس، همایش، رویداد و …. در مباحث مختلف علمي در سراسر ایران برگزار ميشود. اما همه آنها به دلایل مختلف به نتیجه مطلوب خود نمیرسند. آیا میدانید علت چیست؟ علت عدم رعایت اصول برگزاری همایش می باشد.
اصول برگزاری همایش:
همایش های مختلف شامل، پزشکی، علمی، صنعتی، هنری، و …….. ممکن است در برخی موارد با یک دیگر متفاوت باشد اما در نهایت همه آنها تا حدودی نیاز به موارد مختلف که در ذیل آمده است داند
1 –هیئت علمی
هیئت علمی بایستی به تشکیل موارد ذیل بپردازد
- تعیین دبیر یا رئیس همایش
- تعیین دبیر اجرایی
- تشکیل هیئت اجرایی
- تشکیل کمیته داوری
- انتخاب سالن همایش
- تهییه برنامه و نقشه اجرا
2 –هیئت اجرایی
- اطلاع رسانی و روابط عمومی : جهت نشر احبار و اطلاعات همایش به خبرگزاری ها و خبر نگاران، درج اطلاعات در رسانه های مختلف مانند سایت های همکار و ….
- تبلیغات: طراحی پوستر، کتاب همایش، لوگو، تیزر همایش، سربرگ، کاتالوگ، بروشور و ….
- انفورماتیک : طراحی وب سایت، ثبت نام آنلاین و دریافت مقالات و …..
- تدارکات و تشریفات : انتخاب سالن، ترانسفر میهمان، خدمات پذیرایی، رزرو هتل، دریافت مجوز و ….
- امور مالی همایش : جهت دریافت، پرداخت و مدیریت هزینه های همایش
3 – تشکیل دبیرخانه
– اطلاع رسانی همایش
– انجام كليه امور مكاتباتي همايش،كه از زمان شكلگيري دبيرخانه همايش تا يک ماه پس از اتمام همايش ادامه مييابد.
– پاسخگويي درخصوص همايش.
– ارسال فراخوان، چند ماه قبل از شروع همايش.
– ارسال پوستر همايش، ۵ ماه قبل از آغاز همايش بايد ارسال شود.
– هماهنگي حضور و اسکان و اخذ ويزا براي ميهمانان داخلی و خارجي
– صدور گواهي شركت در همايش و ارسال آن
– پيگيري صدور گواهي امتياز آموزش مداوم، يک هفته پس از اتمام همايش بايد پيگيري شود
سایر موارد مهم در مورد اصول برگزاری همایش
- تصويب جدول زماني (كليات)
- تصويب بودجه
- تعيين جوايز مقالات برتر
- تعيين مدعوين اصلي و شخصيتها
- تعيين محل اقامت شركت كنندگان
- تعيين دستگاههاي مشاركت كننده و همكار
- تنظيم كليات مربوط به پوستر همايش
- تعيين سخنرانان افتتاحيه و اختتاميه
- تصويب كليات مربوط به برنامه هاي جنبي همايش
- تنظيم كليات مربوط به ارائه تسهيلات به شركت كنندگان (اسكان، پذيرايي، پرداخت هزينه اياب و ذهاب، هدايا و…)
- قبل از همایش امکان اسکان مسافران را فراهم کنید
- فرم های نظرخواهی در بین شرکت کنندگان توزیع شود و در پایان همایش نیز دریافت گردد
- در حین برگزاری همایش امنیت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد
- جایگاه سخنران و مجری باید به اندازه کافی از جایگاه سایر میهمانان بلند تر باشد
- میکروفون و بلندگو ها قبلا تست شده و از صحت کار کردن آنها اطمینان حاصل شود
- سیستم تهویه و سرمایشی /گرمایشی محل برگزاری همایش مناسب آب وهوا و شرایط آب و هوایی منطقه باشد
- خدمات بهداشتی و سلامتی مناسب در محل همایش در نظر گرفته شود
- امکان دسترسی تمام اعضا به آب آشامیدنی سالم باشد
- سیستم روشنایی جایگاه سخنران و حاضران در سالن متناسب با ساعت برگزاری همایش باشد بطوریکه نوشته را به راحتی بتوان خواند
- قبل وبعد برگزاری همایش ایاب و ذهاب آسان و سریع در اختیار مهمانان قرار بگیرد
- محل جداگانه ای برای خبرنگاران و روزنامه نویسان تعبیه شده باشد
- گرفتن عکس های مناسب و با کیفیت بالا برای مستندسازی همایش و درج در پوستر های بعدی ضروری است
- صندلی باید به اندازه کافی برای جلوس اعضا پیش بینی شده باشد
- برای مهمانان ویژه باید جایگاه خاصی در نظر گرفته شود
- کاغذ و قلم باید در اختیار همه شرکت کنندگان برای یادداشت برداری قرار بگیرد
- باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قعطی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از همایش پیش بینی شده باشد. با اداره برق و آب هماهنگی های لازم انجام شده باشد
- باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند و درحین مراسم بر کار آنها نظارت لازم باشد
- بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعلام شود
- میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت
ما از خدمات مطالب شما استفاده کردیم و راضی بودیم. ممنون از شما