چک لیست برگزاری همایش | سمینار | کنفرانس | ایونت |
چک لیست کمیته اجرایی
| وظایف |
زمان شروع |
زمان لازم جهت اتمام کار |
|
| کلیه امور مکاتباتی | 12 ماه قبل از شروع تا دو ماه بعد از اتمام | ||
| اولین فراخوان | حداقل 10 ماه قبل از شروع همایش | یک هفته | |
| دومین فراخوان | ۸ ماه قبل از شروع همایش | یک هفته | |
| ارسال پوستر اصلی همایش | ۱۰- ۸ ماه قبل از شروع همایش | یک هفته | |
| سومین وآخرین فراخوان | ۵- ۴ ماه قبل از شروع همایش / بسته به شرایط ممکن است این تاریخ متفاوت باشد | یک هفته | |
| گواهی شرکت در همایش | همزمان و بعد از اتمام همایش | ۴-۵ روز | |
| پی گیری صدور گواهی آموزش مداوم وارسال آن | یک هفته پس از برگزاری همایش | 10 روز | |
| پی گیری صدور گواهی امتیاز آموزش مداوم | یک هفته پس از برگزاری همایش | دو هفته | |
| پاسخگویی درخصوص همایش ها | از زمان ارسال اولین فراخوان تا زمان برگزاری همایش | —- | |
| هماهنگی اخذ ویزا برای میهمانان خارجی | ۴ ماه قبل از شروع همایش | ۳ماه |
چک لیست کمیته روابط عمومی و تبلیغات
| وظایف | زمان شروع | زمان لازم جهت اتمام کار | |
| طراحی چاپ سربرگ و پاکت | ۸ ماه قبل از شروع همایش | یک هفته | |
| طراحی و چاپ بروشور و پوستر | 2 ماه قبل از شروع همایش | سه هفته | |
| طراحی چاپ برنامه همایش و خلاصه مقالات | 20 روز قبل از همایش | ۱۰ روز | |
| چاپ آرم همایش بر روی هدایای تبلیغاتی | ۱ ماه قبل از شروع همایش | ۱۰ روز | |
| چاپ کارتهای سینه | ۱۵ روز قبل از شروع همایش | ۴ روز | |
| تنظیم قرارداد تعیین مبلغ اجاره، تعداد و روش برپایی غرفه ها | ۱ ماه قبل از شروع همایش | ۴روز | |
| نصب غرفه ها در محل | 2 روز قبل از شروع همایش | ۲ روز | |
| هماهنگی مربوط به تهیه بلیط مدعوین | از ۳-۱ ماه قبل از شروع همایش | ۱۵ روز | |
| ارتباطات لازم با سایر سازمانها و نهادها | ۳ ماه قبل از شروع همایش | ۴۵ روز | |
| امور مربوط به مجری برنامه های افتتاحیه و سخنرانی ها | ۳ماه قبل از شروع همایش | ۷ روز | |
| پوشش خبری ومصاحبه ها توسط رسانه ها و صدا و سیما | از ۳ ماه قبل تا زمان شروع همایش | ۱۵ روز | |
| هماهنگی با صدا و سیما | از ۳ ماه قبل تا زمان شروع همایش | ۷ روز | |
| هماهنگی جهت VIP,CIP | ۱ ماه قبل از شروع همایش | ۳ روز | |
| هماهنگی با مسئولان استانی | ۳ماه قبل تا شروع همایش | ۱ ماه | |
| پرده نویسی | ۲ هفته قبل از شروع همایش | ۷ روز | |
| تهیه پلاکاردهای لازم در سطح شهر، دانشگاه و فرودگاه | ۱ ماه قبل از شروع همایش | ۱۵ روز | |
| چاپ آگهی های همایش در روزنامه مناسب | ۲ هفته قبل از شروع همایش | ۳ روز |
چک لیست تشریفات و خدمات
| وظایف | زمان شروع | زمان لازم جهت اتمام کار | |
| بازدید اولیه از سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و براورد هزینه ها | 8 ماه قبل از شروع همایش | دو هفته | |
| مذاکره با سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و عقد قرارداد | ۶-۵ ماه قبل از شروع همایش | یک هفته | |
| هماهنگی مجدد با هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و ترتیب مقدمات پذیرایی | ۱ ماه قبل از شروع همایش | ۱۰ روز | |
| تشکیل کمیته استقبال | ۱ ماه قبل از شروع همایش | ۱۰ روز | |
| نظارت بر اسکان مناسب میهمانان | ۱۵ روز قبل از شروع همایش | ۴ روز | |
| پیش بینی امکانات لازم جهت امور مربوط به نقلیه | ۱ ماه قبل از شروع همایش | ۴روز | |
| هماهنگی با مسئولان ذیربط جهت تامین وسیله نقلیه موردنیاز | ۲-۱ روز قبل از شروع همایش | ۲ روز | |
| انجام امورحمل و نقل در طی همایش و نظارت برآن | از ۱ ماه قبل تا زمان شروع همایش | ۱ ماه و طی همایش | |
| خرید ملزومات همایش( خودکار کیف کاغذ و …. ) | ۲ ماه | ۳ روز | |
| هماهنگی لازم با آژانسهای تفریحی و جهانگردی | ۱و۳ماه قبل تا زمان شروع همایش | ۱۵ روز | |
| بررسی سالن های سخنرانی و عقد قرارداد | ۱۱ ماه و ۱-۲ هفته قبل از شروع همایش | یک ماه | |
چک لیست تیم مدیا و سمعی بصری
| وظایف |
زمان شروع |
زمان لازم جهت اتمام کار |
|
| امور مربوط به اسلاید دیسکت و پوستر فراهم نمودن صوت و تصویر در محل همایش | یکماه قبل و زمان شروع همایش | دو هفته | |
| تامین امکانات نرم افزاری و سخت افزاری | ۳ ماه قبل از شروع همایش | دو هفته | |
| امور فیلم برداری | —- | مدت همایش | |
| امور عکاسی | —- | مدت همایش | |
| حضور کارشناسان جهت ارائه خدمات الکترونیکی | —- | مدت همایش |
چک لیست انفورماتیک و سایت
| وظایف | زمان شروع | زمان لازم جهت اتمام کار | |
| طراحی سایت+ پشتیبانی | از ۱۱ ماه قبل از شروع تا ۱ ماه بعد از همایش | 4 هفته |
چک لیست امور مالی همایش
| وظایف | زمان شروع |
زمان لازم جهت اتمام کار |
|
| دریافت هزینه ثبت نام | در زمان تعیین شده از طرف همایش | در زمان تعیین شده از طرف همایش | |
| انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش | از زمان تصویب همایش توسط جلسه شورای پژوهشی | از زمان شروع همایش تا حداقل دو ماه بعد از همایش | |
| دریافت هزینه های نمایشگاهی مربوط به غرفه ها | ۶ ماه قبل از شروع همایش | ۴ ماه |
چک لیست روز برگزاری
| وظایف | زمان شروع |
زمان لازم جهت اتمام کار |
|
| بررسی وضعیت حضور نیروها | روز اجرا | – | |
| بررسی وضعیت سیستم ثبت نام و ورود | روز اجرا | – | |
| بررسی حضور سخنرانان | روز اجرا | – | |
| بررسی موارد خدماتی مانند، آب، سرویس و … | روز اجرا | – | |
| بررسی نصب صحیح بنرها و استندها | روز اجرا | – | |
| بررسی کامل لوازم از اوراق اداری و نوشت افزار تا
هدایای تبلیغاتی و …. |
روز اجرا | – | |
| نظر سنجی از مدعوین و اسپانسرها و ….. جهت رضایت از عملکرد
همایش |
چند ساعات بعد از برگزاری همایش | – | |
| بررسی سیستم صوتی، تصویری، اینترنت، کامپیوترها
و …….. |
روز اجرا | – | |
چک لیست برگزاری همایش فایل ورد
چک لیست برگزاری همایش فایل pdf
با سلام و احترام. مطلب شما در برگزاری همایش ما بسیار مفید واقع شد و سپاسگزاریم